فهرست مطالب
ممکن است هنگام مدیریت اجاره‌ها و رزرو اقامتگاه، با کنسلی و استرداد هزینه مواجه شوید. مخصوصا اگر میزبان فعالی باشید و در ماه مسافران زیادی به سراغ شما بیایند. برای جلوگیری از بازپرداخت هزینه و مدیریت بهتر وضعیت مالی، به نکات زیر توجه کنید:
بازپرداخت یا استرداد هزینه اقامتگاه چیست؟
برای بسیاری از ما پیش آمده است که هتل یا اقامتگاهی را رزرو کرده باشیم اما بنا به دلایلی برنامه سفرمان لغو شود. در چنین شرایطی اولین کار، دریافت بازپرداخت یا استرداد مبلغ رزرو است. پس اگر مسافری بخواهد رزرو خود را کنسل کند و اجاره پرداخت شده را پس بگیرد، باید از گزینه استرداد هزینه استفاده نماید.
مسافران می‌توانند بلافاصله بعد از تراکنش مالی یا چند روز بعد از پرداخت اجاره، درخواست بازپرداخت را اعلام نمایند. خوشبختانه، تعداد کمی از گردشگران از این مسئله سوء استفاده می‌کنند.
بهترین راه برای جلوگیری از استرداد وجه این است که از چشم یک مسافر به همه چیز نگاه کنید و از قبل به نگرانی‌هایی که باعث کنسلی می‌شود، رسیدگی نمایید. حتما به عنوان میزبان از خود بپرسید که اگر در شرایط مسافران بودید، انتظار بازپرداخت وجه را داشتید یا خیر. فراموش نکنید که پلتفرم ما از طریق جمع آوری اطلاعات و پیگیری‌های مداوم، از سوء استفاده‌های احتمالی در این زمینه جلوگیری می‌کند.?
چطور از کنسلی و استرداد هزینه جلوگیری کنیم
برای اینکه کنسلی یا استرداد هزینه مسافران به حداقل خود برسد، به نکات زیر دقت کنید:
1. ثبت اطلاعات دقیق از اقامتگاه
- می‌دانید یکی از رایج‌ترین دلایل مسافران برای کنسلی خانه و استرداد وجه چیست؟ بسیاری از گردشگران هنگام لغو رزرو این جمله را تکرار می‌کنند: «خانه با چیزی که در وبسایت توضیح داده شده بود، فرق داشت.» پس هنگام توصیف امکانات خانه، تا حد امکان دقیق باشید.
- جزئیات اقامتگاه مثل امکانات رفاهی، عکسها و توضیحات را به روز کنید. در توصیفات خانه، اغراق و زیاده‌روی نکنید و بگذارید مسافران با چیزی که واقعا وجود دارد روبه‌رو شوند.?
- در اسرع وقت لوازمی که خراب شده‌اند یا برای استفاده در دسترس نیستند را از توضیحات خانه حذف کنید. یا قبل از رزرو و اقامت مسافران، به طور واضح با آنها در مورد امکانات موجود حرف بزنید.
- از عکس‌های فتوشاپ شده یا تصاویری که با لنز عریض (لنز چشم ماهی) گرفته شده‌اند، استفاده نکنید. عکسها را طوری بیندازید که وضعیت واقعی خانه را نشان بدهند.
- مسافران باید در همان خانه‌ای که رزرو کرده‌اند، اقامت کنند. اگر می‌خواهید گردشگری را به اقامتگاه دیگری بفرستید، از قبل درباره این موضوع با آنها صحبت کرده و در صورت نپذیرفتن، پیشنهاد دهید که با بازپرداخت کامل وجه، رزرو کنسل شود.
2. تنظیم قوانین مشخص برای اقامتگاه
یکی از دیگر از دلایل مسافران هنگام کنسلی رزرو و درخواست بازپرداخت، این است که نسبت به قوانین و شرایط شما آگاه نیستند. برای جلوگیری از اختلاف‌های احتمالی در این زمینه می‌توانید به این نکات عمل کنید:
- در داشبورد یا صفحه وبسایت خود، قوانین خانه و انتظاراتی که دارید را به روز کنید. فراموش نکنید که این قوانین یک مدرک مهم در زمان اختلاف‌های احتمالی هستند.
- اگر از قرارداد جداگانه دیگری استفاده می‌کنید، باید با قوانین خانه و سیاست‌های کنسلی انتخاب شده در وبسایت شب مطابقت داشته باشد. فراموش نکنید اگر قوانین شما مبهم یا غیر قابل تفسیر باشند، مسافران با شک و ابهام مواجه خواهند شد.?
3. ارائه خدمات عالی به مسافران
به عقیده بسیاری بازپرداخت یا استرداد هزینه، آخرین راه حل گردشگران در زمان سفر است. به همین دلیل است که خدمات عالی به مسافران می‌تواند از استرداد هزینه و کنسلی جلوگیری کند:
- قوانین خانه و سیاست‌های کنسلی را همانطور که در صفحه شما ثبت شده است، رعایت کنید و مطمئن شوید که شما و مسافرانتان نسبت به آن متعهد هستید.
- همیشه از یک سیستم پیام رسان ایمن برای ارتباط با مسافران پیش از اقامت، در طول اقامت و بعد از آن استفاده کنید. این پیام‌ها به تیم شب، مستندات کاملی برای دفاع از پرونده شما ارائه می‌دهد.?
![امکانات ویلا]()
- در صورت امکان، بازپرداخت را از طریق داشبورد خود و در بخش «پرداخت‌ها» پیگیری کنید. تمام موارد در داشبورد شما ذخیره شده و تیم ما می‌تواند مستقیماً به آنها دسترسی داشته باشند. ضمن اینکه مشکلاتی مانند استرداد دوباره هزینه به مسافران اتفاق نخواهد افتاد.
مستند سازی در صورت اختلاف
در صورت بروز هر گونه اختلاف، بهترین روش مستندسازی کامل صحبت‌ها و توافقات است. همیشه چالش‌ها و اتفاقات مربوط به مسافران را با جزئیات ثبت کنید:
- ثبت قوانین خانه، سیاست‌های کنسلی و قراردادهای اجاره
- ثبت مکالمات مربوط به خسارت و اثبات ضرر و زیان
- ثبت قراردادهای بازپرداخت و مدارک استرداد وجه
![مستند سازی]()
گاهی اوقات لازم است که در مورد اختلافات احتمالی با مسافران رو در رو یا تلفنی صحبت کنید. در این موارد، همیشه خلاصه‌ای از صحبت‌هایتان را برای مستندسازی در جایی ثبت نمایید. به شما توصیه می‌کنیم که از یک سیستم پیام رسان امن برای ارسال خلاصه مکالمه به مسافران جهت بررسی و تایید آنها استفاده کنید. این خلاصه باید شامل مبلغ بازپرداخت و دلیل آن باشد. به یاد داشته باشید که ثبت مکالماتِ مهم، می‌تواند از سوء تفاهمات بعدی جلوگیری کند.